Dal 24 febbraio il team di Focus Informatica sta lavorando in modalità smart working. Dopo un mese, ho chiesto ai miei colleghi di raccontarmi la loro esperienza, tra emozioni e operatività.

Dopo il punto di vista del nostro Danilo – CEO e Founder – sullo smart working, arriva il punto di vista del team di Focus Informatica.

Iniziamo dai contro

Relazione umane

Quello che più manca è il contatto umano: perdere il confronto a caldo con idee e punti di vista, non poter comunicare attraverso i gesti – un sorriso, una smorfia o un occhiolino -, non trovare conforto in una semplice chiacchierata.

<< Va bene Skype, ok WhatsApp, ma trovarsi alla macchinetta del caffè a scambiare due chiacchiere, mangiare discutendo del più e del meno, fare o ridere ad una battuta che dovrebbe “alleggerire” il clima in qualche momento un po’ più pesante è qualcosa che a casa non si riesce ad avere. >>

La lontananza, soprattutto se prolungata, comporta difficoltà non solo psicologiche o lavorative, ma anche di business.

<< La perdita di relazione con colleghi e clienti al giorno d’oggi fa la differenza. >>

Le tempistiche 

Oltre al morale, con lo smart working alcune tempistiche si dilatano: problematiche o richieste di supporto, che dal vivo si risolverebbero in pochi minuti, arrivano ad occupare più tempo e alcuni lavori possono ritardare. 

<< Il fatto di dover sempre chiamare un altro membro del team anche per una cosa che di persona si risolverebbe in 2 minuti, ed eventualmente dover aspettare che finisca una chiamata con un’altra persona, rallenta non poco la situazione. >>

In più, risulta più difficile la gestione delle risorse junior che, ovviamente, hanno bisogno di supporto da parte dei colleghi con seniority più elevate. A questo vengono in aiuto software e app di collaborazione, che però non possono sostituirsi totalmente alla presenza fisica di un aiutante. 

Gli strumenti

Esiste sicuramente un problema di tecnologie: connessione wi-fi, computer, digitalizzazione di documenti. Per quanto il nostro sia un team estremamente digitale, non è detto che la propria casa riesca a supportare le attività del singolo, fino a quelle di tutta la famiglia.

<< Immagino che la gestione tecnologica della famiglia non sia banale per tutti. Con tre figli sono necessari tre pc e ambienti separati per una migliore interazione con il gruppo con il quale si sta lavorando. Purtroppo, elementi non alla portata di tutti. Certo, in passato non avrei mai pensato di poter sbirciare una lezione di matematica di mio figlio e sorprendermi del fatto che i ragazzi sono più attenti perchè tutti seduti al primo banco. >>

Anche una semplice postazione o un luogo silenzioso fanno la differenza.

<< C’è chi non ha in casa un posto utile per poter lavorare tranquillamente o familiari/coinquilini che recano disturbo con una perdita di concentrazione. La casa può essere piena di distrazioni: dal “mi alzo a prendere uno snack” al “ho il gatto che si siede sulla tastiera” (questo mi è successo realmente). >>

La situazione che stiamo vivendo non è ovviamente una situazione standard: è opinione di tutti, infatti, che questi aspetti negativi siano appesantiti dell’emergenza. Limitando lo smart working a qualche giorno la settimana, la pianificazione e l’organizzazione ridurrebbero le problematiche che emergerebbero solo in occasioni di urgenze. 

I pro

Zero spostamenti: meno stress, più produttività

Fra tutti i pro, la riduzione degli spostamenti vince sicuramente la medaglia d’oro. Non doversi muovere in mezzo al traffico, o correre dietro ai mezzi pubblici, porta ben tre benefici:

1. riduzione dello stress: traffico, ritardi, incidenti e scioperi non incidono più sul morale e la giornata inizia più serena.
   

   << Il fatto di non avere la strada porta un guadagno in termini di tempo e salute: non hai la classica mezz’ora o addirittura ora di traffico e coda, oltre ad evitarti il nervosismo che comporta il guidare e avere a che fare con gli Schumacher “artigianali” che sistematicamente trovi durante il tragitto. >>

2.  guadagno di tempo (e denaro): il tempo dedicato agli spostamenti viene dedicato ad altre attività, lavorative o private. Si è liberi di dormire un po’ di più, di fare una colazione migliore, di svolgere attività fisica, di iniziare a lavorare prima, fare più pause o staccare dopo.
   

   << Ognuno può gestirsi la giornata come meglio crede, in base alle proprie esigenze, e risulta anche meno problematico fermarsi eventualmente oltre l’orario lavorativo normale, in quanto non sussiste il problema della logistica. >>

3. aumento della produttività: la mancanza di stress e il guadagno di tempo portano a lavorare di più e in modo migliore.
   

   << Anche il risparmio di tempo contribuisce a diminuire lo stress e dà l’impressione di avere più tempo da dedicare alle faccende di vita quotidiana, pur svolgendo esattamente le stesse ore lavorative di sempre. Anzi in alcuni casi mi è capitato di superarle proprio grazie alla situazione di comfort. >>

Concentrazione e pianificazione

Se si ha la fortuna di trovare il proprio spazio, lavorare da casa aiuta ad aumentare la concentrazione e, di conseguenza, il lavoro svolto risulta di qualità maggiore.

<<Il fatto di potersi isolare senza nessuna distrazione porta ad una maggior concentrazione e migliori prestazioni lavorative.>>

Le altre gioie riscontrate durante il lavoro da casa sono:

• pianificazione e organizzazione interrotte meno frequentemente
• domande e confronti ottimizzati
• l’operatività risulta più scorrevole.

<< Lavorare da casa mi mette nelle condizioni di gestire tempo e priorità in maniera più efficace ed efficiente. Le giornate sembrano più lunghe e il lavoro assume sfumature più dolci. >>

Flessibilità 

La sensazione di libertà piace a tutti: scegliere a che ora iniziare a lavorare, fare delle pause, uscire per la spesa, staccare prima per riprendere dopo cena, etc. Ognuno può gestire il proprio tempo come crede, restando ovviamente sempre reperibile durante l’orario classico.

<< Nessuno mi vieta di iniziare prima del tempo (io personalmente ho iniziato sempre intorno alle 7), di fare una pausa in più o un po’ più lunga (sempre tenendo d’occhio telefono e Skype ovviamente), o magari di finire un pochino prima. >>

La gestione del proprio tempo porta maggior serenità: un qualsiasi impegno non è più un problema da gestire, ma una semplice attività da inserire in agenda. 

Miglioramento della vita privata

Un lavoratore felice è anche un lavoratore più produttivo. Per questo il miglioramento della quotidianità, anche privata, è molto importante. Potersi dedicare con tranquillità alla propria casa, ai propri cari e ai propri hobby, dedicando loro il giusto tempo e la giusta attenzione, porta a maggiore serenità e soddisfazione. I weekend risultano più rilassanti e l’energia accumulata per ricominciare la settimana è maggiore.

<< Si possono portare avanti contemporaneamente all’attività lavorativa anche le faccende domestiche nei momenti in cui si è più scarichi. Così si evita di dover fare tutto la sera o nel weekend. >>

Anche la qualità dell’alimentazione migliora: poter pranzare a casa aiuta a mantenere una dieta più corretta ed equilibrata. I piatti cambiano più facilmente e risultano più salutari. 

<< Avere una cucina funzionale e non solo un forno a microonde permette di prepararsi pasti diversi. >>

anche se a qualcuno in realtà:

<< manca l’ufficio 🙁 e soprattutto il mio caro microonde ahahah. >>

Riassumendo: i consigli per gestire al meglio lo smart working

Organizzazione e pianificazione

La pianificazione è un’attività da svolgere sempre, sia che si lavori in ufficio che a casa. Garantiamo però che, durante lo smart working, risulti essenziale. È la base di tutto: senza di lei lo stress riappare, anche senza traffico!

Regole da rispettare

<< È fondamentale darsi delle regole e rispettarle.>>

Lavorativamente, riteniamo importante:  

1. valutare il problema prima di contattare un collega.
   Non essere nella stessa stanza può portare a esagerare con telefonate e chat: a meno che non si tratti di un’urgenza, è importante ottimizzare domande e confronti, pianificando con i colleghi una call riassuntiva.
2. imporsi delle pause e un orario di fine lavoro.
   È vero che lo smart working porta a lavorare di più, ma attenzione a non esagerare. Le pause vanno fatte comunque, per far riposare la mente, e a una certa ora ci si deve dedicare alla propria vita privata.
3. fare un recap alla fine di ogni giornata da inviare al proprio responsabile.
   Questa abitudine risulta molto importante per il responsabile, il quale ha la necessità di gestire i progetti e le risorse, ma anche per l’operativo: elencando le attività svolte si ricava consapevolezza e, spesso, anche soddisfazione.

Strumenti

In quanto Microsoft Silver Partner, per le nostre attività utilizziamo il pacchetto Office 365. Fra gli strumenti a disposizione c’è Teams, piattaforma di collaborazione che risulta molto utile, soprattutto durante lo smart working. 

<< Con app come Skype for Business e Teams è possibile condividere lo schermo in tempo reale. Questo torna molto utile nel momento in cui sia necessario lavorare insieme o avere supporto. >>

Conclusione

Per concludere, direi che questa esperienza di smart working (per quanto “forzata”, visto il momento) stia risultando positiva. Certo, per il settore IT una metodologia come lo smart working è molto più semplice da avviare, rispetto a tante altre realtà. Sappiamo che il momento è difficile, ma riprendendo le parole del nostro Danilo: per qualsiasi cosa inerente alla digitalizzazione #noicisiamo.