Il settore informatico per sua natura riesce a essere produttivo e presente, nonostante il difficile periodo che stiamo attraversando. L’obiettivo di questo breve testo è quello di creare condivisione di conoscenze e collaborazione fra aziende. Vorrei quindi spiegare cosa significa per me, imprenditore di una piccola-media impresa italiana nel settore IT, e per il mio team lo smart working.

Parola d’ordine: fiducia

Prima di tutto è fondamentale il concetto di fiducia tra datore di lavoro e lavoratore.
Sì, perché non si tratta semplicemente di lavorare da remoto o di diventare una sorta di freelance. Si tratta, invece, di una modalità di esecuzione del rapporto subordinato che contempla anche la possibilità di svolgere le attività lavorative lontano dalla sede aziendale e senza vincoli di tempo.

Attenzione: non è neppure pensabile che questa modalità di lavoro sia da intendersi “totale”. Dimenticandoci per un momento questo specifico momento storico, a parere di chi scrive, nelle situazioni dove la tipologia di attività lo permette, deve comunque essere un’adozione parziale: non è pensabile di abbandonare i concetti e la pratica di team building, di collaborazione diretta, di socializzazione, di empatia possibili unicamente dove e quando le persone si incontrano realmente.

Quali sono gli elementi base per la buona riuscita dello smart working?

Ci sono quattro pilastri su cui è bene far poggiare una strategia di smart working per la propria azienda:

Persone

Stiamo parlando di persone dinamiche, flessibili, disciplinate, che sanno organizzarsi grazie alla gestione del tempo, agenda, priorità, etc.

Strumenti

Gli strumenti di base sono dispositivi hardware, come notebook, tablet e smartphone. Indispensabile è la connettività, per poter accedere ad altri strumenti essenziali come piattaforme di collaborazione (es.: Teams, Skype) e di produttività individuale (es.: Office 365). Avere spazi in cloud aiuta la reperibilità di file e documenti da qualunque luogo si lavori e ultima, ma non per importanza, la sicurezza: antivirus, accessi protetti, controlli, etc. Ogni figura poi ha le proprie piattaforme necessarie a svolgere il proprio lavoro, come ad esempio:

• CRM per la forza vendite
• piattaforme di sviluppo per il team di sviluppo
• strumenti per il team grafico
• piattaforme video per la formazione
• software e gestionali per l’amministrazione

Procedure

Questo forse è il tasto più dolente: le procedure. Procedure che producano efficacia ed efficienza e che favoriscano lo sviluppo delle attività nel rispetto dei contratti di lavoro, delle mansioni, delle gerarchie e della sicurezza non procedure che “ingessino” ad ogni passo la collaborazione attraverso inutili burocrazie. Insomma: “procedure smart”.

Formazione

La formazione, che noi riteniamo fondamentale, è importante non solo a livello professionale e di competenze, ma anche a livello personale: le così dette soft skills fanno davvero la differenza e possono essere apprese: esistono moltissimi corsi di formazione che aiutano ad esempio lo sviluppo della gestione del tempo, della corretta comunicazione o dell’organizzazione delle attività.

L’approccio di Focus Informatica

Per noi di Focus Informatica lavorare in modalità smart working significa impostare una comunicazione efficace tra tutti i collaboratori e con i clienti, fornitori, istituzioni, attraverso i moderni strumenti di collaborazione e produttività aziendale.

Usiamo principalmente Microsoft Office365, con la piattaforma Microsoft Teams, ideale per la collaborazione a distanza e il lavoro individuale: messaggistica istantanea, gestione in cloud di documenti e flussi di lavoro, videoconferencing, etc. sono gli strumenti che aiutano a elaborare e condividere contenuti facilmente da portatili, tablet o telefoni.

Usiamo un sistema di CRM che consente a marketing, vendite e direzione di aggiornare ed essere aggiornati con tutte le informazioni che ruotano intorno al cliente.

Essendo una software house, usiamo alcune piattaforme che rendono più strutturata ed agevole la produzione di software sulla base del modello DevOPS (Development – Operations) che richiede collaborazione e condivisione.

Tutto ciò che ha a che fare con la tecnologia non ci deve fa dimenticare l’aspetto della sicurezza e quindi, per esempio, la necessità di utilizzo di una VPN (Virtual Private Network) e naturalmente anche di procedure specifiche di sicurezza diffuse, condivise e ben conosciute da tutta l’azienda.

E voi mi direte: sì ok, ma ora? Non c’è più tempo!

Lo so, sarebbe bello ed opportuno studiare e impostare un progetto di smart working (che prevede tra l’altro il rispetto di una normativa già esistente) e “farlo decollare” con tutti gli elementi pronti.
Ma le situazioni a volte possono manifestarsi come necessità urgenti e di emergenza. Il consiglio è quello di affidarsi a uno o più partner che abbiano esperienza nel mondo della tecnologia, della consulenza, della formazione.

Colossi di diversi settori stanno mettendo gratuitamente a disposizione parte dei loro servizi. Nel nostro piccolo, per qualsiasi cosa inerente alla digitalizzazione #noicisiamo.

Grazie per l’attenzione
Danilo Longoni – CEO e Founder di Focus Informatica