Quali processi posso ottimizzare? Qui un bell’elenco dalla quale prendere spunto!
Ottimizzare e digitalizzare i processi (qui un articolo di agendadigitale.eu) è un ottimo modo per risparmiare tempo e aumentare produttività e valore (del brand, del lavoro e dei servizi/prodotti offerti). Ottimizzare significa tagliare gli sprechi: capiamo quali possono essere i processi migliorabili e quali benefici possiamo ottenere.
Benefici dell’ottimizzazione che valgono per tutti
Metodologia
L’ottimizzazione dei processi obbliga i manager e l’azienda stessa a rivedere tutti i flussi di produzione, fino al post-vendita, di un prodotto o di un servizio. Approfittate di questo bel lavoro per sistemare e migliorare le vostre procedure!
Gestione del tempo
I processi che prevedono sempre un intervento manuale portano a un’enorme perdita di tempo. Le attività operative e ripetitive possono essere automatizzate: in questo modo il team avrà molto più tempo da dedicare ad attività produttive e strategiche.
Raccolta dei tuoi dati
Digitalizzare e ottimizzare i processi permette di raccogliere con metodologia dati da tutte le aree: produzione, collaudo, marketing, vendita, post-vendita, etc. Questi dati possono essere intrecciati, letti e trasformati in informazioni necessarie per stabilire futuri obiettivi e azioni correttive.
Riduzione degli errori
La ripetitività e la noia portano a commettere errori, spesso sciocchi, ma che potrebbero far nascere conseguenze pericolose. Digitalizzando e automatizzando mail, scadenze, inserimenti di codici, nomi, cifre, sconti, e qualsiasi altro contenuto, la possibilità di “far arrabbiare qualcuno ” (collaboratori, manager o gli stessi clienti) si riduce notevolmente.
Collaborazione e smart working
Piattaforme o software per l’ottimizzazione dei tuoi processi, miglioreranno e stimoleranno la collaborazione, aumentando la qualità del lavoro, sia in ufficio che da remoto. Le attività potranno essere svolte da laptop, tablet, o addirittura smartphone, e l’operatività del team aumenterà sia qualitativamente e quantitativamente.
Supporto e crescita
Per la digitalizzazione dei processi, vengono in aiuto i consulenti e i fornitori di tecnologie informatiche. Queste figure sono spesso abituate a progettare portali e software in grado di gestire grandi quantità di dati e logiche, anche complesse, di gestione. Consulenza organizzativa e tecnologia possono essere un valido aiuto per far innovare la tua azienda e i prodotti sviluppati.
Processi da ottimizzare e digitalizzare
I processi aziendali da ottimizzare sono tantissimi. Anzi, verrebbe quasi da dire che tutti i processi aziendali sono ottimizzabili e digitalizzabili.
- Gestione di anagrafiche di tutti i tipi: lead, prospect, clienti, prodotti, forniture, servizi, listini, costi, forniture, fornitori, modelli, etc.;
- L’ufficio HR con la gestione delle carriere, della ricerca e selezione di figure professionali.
- Raccolta di lead e prospect, con conseguenti e-mail, sms e notifiche di cortesia, …. (CRM);
- Formulazione e gestione di offerte multi-servizio e multi-prodotto, con profilazione utente (es.: sales, manager, amministrazione, agenzia), notifiche e reminder;
- Creazione e gestione degli ordini, con conseguente pianificazione della vendita e delle attività post-vendita del team, dei tecnici, dei centri assistenza;
- Tutti i dati raccolti dai processi digitalizzati possono concorrere in diversi modi a determinare KPI, chart e report;
- Interventi sul campo, gestione e acquisto di pezzi di ricambio, monitoraggio delle scadenze e dei contratti di assistenza;
- Controllo qualità, ispezioni, audit e collaudi digitalizzati con raccolta Non Conformità con corredo di file multimediali;
- Monitoraggio di documentazione amministrativa, legale e contrattuale, con alert per le scadenze e rinnovi;
- Digitalizzazione della produzione, dal controllo e gestione delle materie prime fino al controllo e collaudo del prodotto finito;
- Integrazione con i sistemi già presenti, come l’ERP aziendale;
- Gestione e controllo di provvigioni, agenti, procacciatori, pagamenti, stato cliente, stato fornitore, etc.
Lo strumento per ottimizzare
L’elenco riportato qui sopra mostra solo alcuni dei processi che possono essere digitalizzati e, di conseguenza, monitorati grazie, per esempio, all’utilizzo di un software personalizzato. Queste tipologie di strumenti vengono studiati e progettati sulle necessità specifiche dell’azienda. Spesso, lo studio di un software personalizzato, porta a migliorare e ottimizzare ancora di più i processi e l’incrocio dei dati fornisce informazioni essenziali per il futuro dell’azienda.
Un aiuto per iniziare un progetto di questo tipo è dato dall’ultimo decreto dedicata alla Digital Transformation.
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